El refit de un yate de gran eslora
Todo yate de gran eslora está bajo mantenimiento de manera constante. Y es ahora, en los meses de invierno, donde se concentran los esfuerzos para efectuar las reformas y obras necesarias. Especialmente las de mayor entidad. Con ello lograremos que el barco esté listo para disfrutar en cuanto empiece el buen tiempo. Para conseguirlo es importante contar con el equipo humano adecuado dejando el barco en manos expertas.
En los párrafos que siguen vamos a esbozar algunos puntos críticos que la mayoría de armadores experimentados tienen en cuenta cada temporada antes de acometer una reforma o trabajo de entidad en su barco.
La lista de trabajos
Durante la temporada de navegación y disfrute, el armador ha ido teniendo en cuenta todos los elementos que quiere modificar o añadir a bordo. Un equipo de aire acondicionado nuevo, renovar el estilo del salón, pintar la obra muerta, o modificar el garaje de popa para que entre un tender mayor y la grúa correspondiente. A esta lista habrá que añadir todos los puntos que tendrán en mente el capitán y el jefe de máquinas. Este nuevo documento, fusión de los tres anteriores, ahora hay que redactarlo en un lenguaje “estándar” e incluir en él un sinfín de detalles importantes relativos a cada uno de los trabajos descritos. Estamos redactando las especificaciones. Pongamos por ejemplo que anotamos “antifouling” en la lista, pues estaría bien anexar comentarios como las capas de mano a darle, el micraje, si es preciso una limpieza de casco, si hay que eliminar antiguas capas, etc. Si dejamos la elección en manos del industrial, puede suceder que añada más de lo que nosotros creemos necesario o se quede corto. Un buen profesional sabrá más que nosotros, pero nosotros –nuestro equipo- sabremos qué es lo que más nos conviene y cuánto dinero queremos invertir.
Objetivos de las especificaciones:
- Conseguir unos presupuestos bien definidos y que no den lugar a posteriores sorpresas.
- Poder comparar adecuadamente presupuestos de distintos industriales.
- Poder valorar adecuada y objetivamente la magnitud de la reforma.
- Poder definir la duración de los trabajos.
- Poder realizar una planificación adecuada y realista.
Si los trabajos que deseamos realizar tienen complejidad o bien la lista es extensa, es del todo aconsejable tener un técnico de nuestro lado que nos ayude. Aquí hay que empezar ya a organizar el equipo que va a conseguir el objetivo: tener los trabajos ejecutados en el tiempo previsto, y dentro del presupuesto.
El equipo:
El actor fundamental y sin el que nada de esto tiene sentido, es el armador. Habitualmente, el capitán y/o el jefe de máquinas, si son de su plena confianza, van a estar también muy involucrados y ser parte importante del equipo de refit. Uno o ambos podrán asumir alguno de los roles siguientes:
El representante del armador
Normalmente el armador tiene una disponibilidad y unos conocimientos técnicos limitados. Por ello suele asesorarse de alguien con la experiencia, capacidad técnica y disponibilidad adecuadas que le ayude en la toma de decisiones durante la obra. El representante es los ojos y voz del armador en la obra y es el que normalmente se encarga de coordinar las comunicaciones entre todos los que intervienen en ella. Hace de vínculo entre el armador, el astillero, la oficina técnica, las autoridades, la sociedad de clasificación y cualquier otro actor implicado en la obra. Vela porque todos estén informados y al día de las decisiones.
La oficina técnica
En cuanto hay un mínimo de complejidad en los trabajos es necesario elaborar planos, hacer cálculos, valorar opciones, ver implicaciones en la seguridad (estructural, estabilidad…), solicitar permisos, notificar a las autoridade, o simplemente integrar adecuadamente el equipo que deseamos instalar con el resto de instalaciones del barco para que éste funcione y los sistemas que hay a bordo no se vean afectados. Para todo ello es necesario contar con una oficina técnica experimentada, conocedora del sector y con la capacidad y disponibilidad adecuadas a la magnitud de la obra.
El astillero (o taller) -y su selección-
Otro integrante clave para que el proyecto llegue a buen puerto es el astillero, varadero o industrial que vaya a efectuar los trabajos. Para una elección objetiva y útil del mismo es recomendable hacer un envío de solicitud de ofertas a dos o tres empresas que cumplan con nuestros criterios de selección. Tengamos muy presente que la calidad y precisión de las ofertas que recibamos será acorde a la calidad del paquete de información que hayamos enviado (especificaciones, planos, etc.).
Una vez recibidos los presupuestos hay que analizar a fondo las distintas ofertas. No se debe caer en la trampa de comparar directamente las cifras totales. Si hemos dado bien los pasos, tendremos mucho trabajo ganado, pero las ofertas no siempre se ajustarán por completo a lo solicitado. Habrá partidas que no estén incluidas, otras que no deberían estar incluidas pero sí lo estén, otras dudosas… En definitiva, es necesario revisar al detalle cada uno de los presupuestos y analizarlos a fondo para poder hacer una comparativa real y objetiva que nos permita ver cuál es la oferta que más nos interesa. Tras realizar las observaciones oportunas, negociar los presupuestos y antes de aceptar el pedido es muy importante verificar que el astillero y en especial los industriales -si actuamos nosotros “como astillero”-cumplen una serie de requisitos mínimos si queremos evitar problemas durante el periodo de la reforma o reparación:
- Si no hemos trabajado anteriormente con ellos conviene solicitar referencias de primera mano.
- Verificar su solvencia.
- Verificar que disponen de un seguro de responsabilidad civil (RC) por una cuantía suficiente que vaya a cubrir el riesgo asumido.
- Verificar que todo el personal ha recibido la formación obligatoria en prevención de riesgos y que el industrial cumple con la normativa.
- Verificar la cualificación profesional de cada uno de los oficios y tareas que vayan a realizar.
Además, antes de cerrar el pedido se dejará por escrito en el mismo los plazos máximos establecidos para la ejecución de los trabajos y se definirán garantías y compensaciones en el caso de que el industrial no cumpla con lo pactado. De igual manera se reflejarán las formas, los momentos y cuantías de los pagos. Éstos deberían estar asociados a la evolución y progreso de los trabajos dejando siempre una cantidad final pendiente de la aprobación definitiva de lo realizado. Cualquier otro requisito que consideremos necesario deberá también ser reflejado por escrito en el pedido y aceptado por el industrial antes del comienzo de los trabajos. Por ejemplo, si una de las actuaciones es instalar una hélice de proa, definiremos por escrito las pruebas a efectuar con la hélice antes de dar por aceptado el trabajo y antes de proceder al último pago. De esa manera, antes de haber empezado, todas las partes no sólo saben que hay que hacer el trabajo bien, sino que conocen el modo en que se va a revisar el trabajo antes de la entrega. Esto evita muchos problemas.
El jefe de obra o project manager.
Una vez se inician los trabajos es necesario coordinar a todos los operarios e industriales involucrados en la obra. Éstos deben saber cuándo pueden o no pueden trabajar, necesitan recibir la información esencial y actualizada, estar informados y al día de los cambios, tener a alguien a mano para interpretar los planos y documentación, solventar dudas y poder tomar las decisiones operativas adecuadas que surgen diariamente en una obra. Normalmente esta persona es parte del equipo del astillero. Si por alguna razón no estuviese contemplada, o la obra va a ser organizada por el propio armador, es importante recordar la necesidad e importancia de esta figura junto con el resto del equipo. Idealmente será alguien experimentado, con conocimientos y/o formación técnica, con mucha mano izquierda, con inteligencia emocional, habilidades sociales y ducho en la gestión de proyectos. Si no hay astillero, o éste no proporciona un gestor de proyecto, el jefe de máquinas o el capitán pueden ser unos buenos candidatos al puesto.
¿Qué responsabilidades estoy asumiendo?
Si hemos optado por encargar todos los trabajos a una empresa seria y solvente y hemos dado todos los pasos necesarios desde el punto de vista legal (permisos y notificaciones a Capitanía, etc.) y formal (pedido por escrito con especificaciones, fechas y plazos, garantías, etc.) tenemos las espaldas bien cubiertas. En este caso, nuestra principal obligación y responsabilidad como armadores será cumplir con los pagos en las fechas acordadas, mientras que la obligación que asume la empresa o astillero es la de cumplir con nuestro pedido, así como cumplir y hacer velar por el cumplimiento de todo el sinfín de requisitos legales a la hora de ejecutar los trabajos.
Ante cualquier eventualidad, accidente laboral, falta de coordinación, retrasos en alguno de los trabajos, conflictos, problemas con los distintos oficios, etc. es la empresa o astillero la responsable y la que debe ocuparse de resolverlos sin que eso nos afecte, y cumpliendo con lo acordado en fecha y en precio.
Si hemos optado por la vía de actuar “como astillero” contratando directamente a los distintos industriales que van a llevar a cabo los trabajos, las cosas cambian de manera radical. En este caso estamos actuando como empresa contratista principal. Es decir, como si fuésemos un astillero, aunque seamos un particular. En primer lugar necesitaremos de un buen seguro de responsabilidad civil, RC, que vaya a cubrir todos los posibles riesgos en los que vamos a incurrir. No son pocos y el seguro no será ni barato ni fácil de obtener. Ante cualquier eventualidad o retraso de uno de los industriales vamos a ser nosotros los responsables ante el resto de personas y empresas involucradas en la obra y tendremos que asumir sin rechistar las posibles consecuencias de retrasos y sobre costes que éstos terceros nos reclamen. Además estamos asumiendo -con o sin conocimiento de ello- unas responsabilidades legales importantes. En especial en lo que se refiere a temas de medio ambiente y contaminación y al cumplimiento de la ley de prevención de riesgos laborales. Este último tema da para todo un máster de dos años. Muy brevemente: deberemos garantizar la seguridad y salud de los trabajadores en todos los aspectos relacionados con el trabajo, y para ello adoptar todas las medidas necesarias.
Capitanía
Algo que mucha gente no sabe es que, en las obras de reforma de las embarcaciones ya matriculadas, la Administración Marítima española ha de realizar la aprobación previa y el seguimiento de los trabajos que establece el Reglamento de Inspección y Certificación de Buques Civiles (Real Decreto 1837/2000) y el Real Decreto 804/2014, de normas de seguridad y prevención de la contaminación de los buques de recreo que transporten hasta doce pasajeros. Ante la duda sobre qué hacer, se sugiere siempre presentar un escrito en Capitanía comentando las obras que se van a realizar y solicitando la exención.
El proceso de reforma o reparación de un barco, aunque se trate de trabajos sencillos, no es algo trivial. Si queremos superarlo con éxito debemos contar con el equipo adecuado y prestar atención a todos los detalles.
Finalmente:
Para lograr una reforma o reparación satisfactoria de nuestro barco necesitaremos
a) contar con el equipo adecuado:
- Representante del armador
- Oficina técnica
- Astillero, varadero o industrial.
- Project manager.
b) además cumplir con los siguientes pasos y requisitos:
- Lista exhaustiva de trabajos (especificaciones).
- Lanzamiento y solicitud de ofertas a dos o tres astilleros o industriales.
- Análisis objetivo de las ofertas.
- Selección y negociación de las ofertas.
- “Cualificación” de los industriales. ¿Cumplen los requisitos mínimos?
- Seguimiento y control de los trabajos.
- Verificación y aceptación final de los trabajos (pruebas y comprobaciones).
Y recordar:
- ¿Hemos solicitado permisos y autorizaciones a Capitanía?
- Si contratamos directamente a los profesionales, ¿somos realmente conscientes de los riesgos administrativos, civiles y penales en los que incurrimos? ¿Tenemos los conocimientos y capacidad necesarios para cumplir con la normativa?
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